Dodatok o spracúvaní osobných údajov

Tento dodatok o spracúvaní osobných údajov (ďalej len DPA) upravuje spracúvanie osobných údajov pri používaní Slotio a tvorí súčasť zmluvného rámca medzi zákazníkom služby Slotio ako prevádzkovateľom a spoločnosťou ByteWoods, spol. s r.o., IČO 01849883, DIČ CZ01849883, č.ev. 7, 739 36 Sedliště, Česká republika, ako sprostredkovateľom.

Ak je medzi hlavnou zmluvou, podmienkami a týmto DPA rozpor vo veciach ochrany osobných údajov, použije sa tento DPA. Obchodné podmienky zostávajú použiteľné v ostatných otázkach.

Zákazník určuje účely a prostriedky spracúvania klientskych osobných údajov vložených do Slotio a vystupuje ako prevádzkovateľ. ByteWoods spracúva tieto údaje ako sprostredkovateľ iba v mene prevádzkovateľa, v rozsahu potrebnom na poskytovanie služby a podľa jeho zdokumentovaných pokynov, ak spracúvanie nevyžaduje zákon.

Za zdokumentované pokyny sa považuje najmä konfigurácia služby, akcie oprávnených používateľov v administrácii a bežné používanie objednaných funkcií. Ak by pokyn podľa názoru sprostredkovateľa porušoval právne predpisy na ochranu osobných údajov, sprostredkovateľ na to prevádzkovateľa bez zbytočného odkladu upozorní, ak mu v tom nebráni zákon.

Spracúvanie trvá počas používania služby a následne po dobu potrebnú na export, odstránenie, bežné zálohovacie cykly, bezpečnosť, audit a plnenie právnych povinností.

Spracúvanie môže zahŕňať zber, uloženie, usporiadanie, vyhľadanie, zobrazenie, použitie, doručovanie notifikácií, zálohovanie a odstránenie údajov. Účelom je prevádzka rezervačného SaaS, správa rezervácií a súvisiacej komunikácie, podpora a zabezpečenie služby.

• Dotknuté osoby: koncoví zákazníci prevádzkovateľa, osoby vytvárajúce rezervácie a ďalšie osoby, ktorých údaje prevádzkovateľ oprávnene vloží do Slotio.
• Typy údajov: identifikačné údaje, kontaktné údaje, údaje o rezervácii, súvisiace poznámky a technické alebo auditné záznamy potrebné na prevádzku služby.
• Osobitné kategórie: bez predchádzajúcej písomnej dohody prevádzkovateľ nebude do Slotio vkladať osobitné kategórie osobných údajov podľa článku 9 GDPR.

Sprostredkovateľ zabezpečí, aby osoby oprávnené spracúvať osobné údaje boli viazané mlčanlivosťou a mali prístup len v rozsahu potrebnom na prevádzku, podporu alebo zabezpečenie služby.

• riadenie prístupov a oprávnení podľa rolí
• šifrovaný prenos údajov (TLS)
• logovanie, monitoring a bezpečnostné aktualizácie
• zálohovanie a postupy obnovy
• interné postupy pre riešenie bezpečnostných incidentov

Prevádzkovateľ udeľuje sprostredkovateľovi všeobecné povolenie zapojiť ďalších sprostredkovateľov, ak sú dodržané požiadavky GDPR a primeraná zmluvná ochrana osobných údajov. Sprostredkovateľ zabezpečí, aby ďalší sprostredkovateľ bol viazaný povinnosťami zodpovedajúcimi tomuto DPA.

ByteWoods poskytne aktuálny menovitý zoznam sprostredkovateľov na žiadosť zaslanú na gdpr@myslotio.com. O podstatnej zmene zoznamu bude prevádzkovateľ informovaný s primeraným predstihom spôsobom zodpovedajúcim zmluvnému vzťahu. Prevádzkovateľ môže vzniesť odôvodnenú námietku z dôvodov ochrany osobných údajov.

S ohľadom na povahu spracúvania a dostupné informácie poskytne sprostredkovateľ prevádzkovateľovi primeranú súčinnosť pri vybavovaní žiadostí dotknutých osôb a pri plnení povinností podľa článkov 32 až 36 GDPR vrátane posúdení vplyvu a konzultácií s dozorným orgánom, ak sú relevantné.

Ak sprostredkovateľ dostane žiadosť dotknutej osoby týkajúcu sa klientskych údajov spracúvaných v mene prevádzkovateľa, postúpi ju prevádzkovateľovi a nebude na ňu vecne odpovedať, ak mu odpoveď neukladá zákon.

Sprostredkovateľ oznámi prevádzkovateľovi bez zbytočného odkladu po tom, čo zistí porušenie ochrany klientskych osobných údajov spracúvaných podľa tohto DPA. V rozsahu dostupných informácií uvedie povahu incidentu, dotknuté kategórie údajov, pravdepodobné dôsledky a prijaté alebo navrhované opatrenia.

Po ukončení služby sprostredkovateľ podľa voľby prevádzkovateľa klientské osobné údaje vráti alebo odstráni, ak zákon nevyžaduje ich ďalšie uchovanie. Bežné exportné a mazacie lehoty opisujú Obchodné podmienky a Zásady ochrany osobných údajov.

Sprostredkovateľ poskytne informácie primerane potrebné na preukázanie súladu s týmto DPA a článkom 28 GDPR. Overenie sa spravidla vykonáva dotazníkom, dokumentačným preskúmaním alebo predložením relevantných bezpečnostných informácií. Prípadný audit na mieste vyžaduje predchádzajúcu dohodu a nesmie ohroziť bezpečnosť ostatných zákazníkov ani obchodné tajomstvo sprostredkovateľa.

Ak sprostredkovateľ alebo jeho ďalší sprostredkovateľ prenáša osobné údaje mimo EÚ/EHP, sprostredkovateľ zabezpečí primeraný mechanizmus prenosu, napríklad rozhodnutie o primeranej ochrane alebo štandardné zmluvné doložky.

Otázky k tomuto DPA posielajte na gdpr@myslotio.com. Viac informácií nájdete v Zásadách ochrany osobných údajov.

Tento DPA môže byť sprístupnený v preložených verziách. Ak kogentné právo neustanovuje inak, pri rozpore medzi prekladmi má prednosť anglická verzia.